Uma das formas de aumentar a produtividade da equipe e otimizar o tempo dos serviços é por meio de um sistema de controle de produção visual, como o sistema Kanban. A metodologia tem como função organizar tarefas e grandes projetos a serem desenvolvidos a partir de um painel dividido em boards com diferentes post-its coloridos para cada etapa da tarefa.
O sistema se assemelha a algumas plataformas digitais para organização como Trello, Pipefy e Asana. Mas seu principal diferencial está na presença física do quadro, ou seja, justamente na tangibilidade aplicada ao desenvolvimento das tarefas. Este recurso causa um impacto direto no clima organizacional da empresa, estimulando a empatia, o trabalho em conjunto e a organização mútua da equipe sem a necessidade da mediação direta de um gestor.
Desenvolvido pela marca Toyota na década de 40, o Kanban veio suprir uma necessidade da empresa de eliminar funções desnecessárias, otimizando tempo e aumentando a qualidade do produto. Por trás do sistema está o conceito da Teoria das Restrições (TOC), que admite um controle fixo de trabalho, uma vez que apenas um número limitado de tarefas pode ser listado e uma tarefa só pode ser iniciada no momento em que o cartão estiver disponível e no quadro correto.
Traduzido do japonês, Kanban pode ser entendido como cartão ou sinalização, nome que dá sentido à lógica de aplicação de metodologia. Mesmo estando em um uso a várias décadas, este método é um dos mais eficientes, não só na indústria, mas para qualquer trabalho a ser realizado.
Como funciona o Kanban?
Os diversos recursos para comunicação e trabalho como Whatsapp, Skype, e-mail, listas, relatórios, desfocam a atenção do colaborador ao serem checados de forma recorrente. Frente a isso, o Kanban oferece informação em um único lugar e de uma forma fácil de ser interpretada.
Com baixo custo de investimento, o Kanban requer apenas um quadro ou uma superfície em que possa ser feito a divisão de etapas “para fazer” “fazendo” “feito”. Feito isso, basta distribuir as tarefas nas sessões com uso dos post its, conforme a cor previamente estabelecida.
De que forma organizar o Kanban?
Antes de colocar o Kanban em prática, é preciso fazer uma avaliação de determinados pontos para identificar se a metodologia é a melhor a ser aplicada naquele projeto, a fim de se obter o resultado esperado. Confira os itens estudados previamente:
– Prioridades
Para garantir sua funcionalidade, o primeiro passo para usar o Kanban é definir as tarefas que são prioridades. Além de auxiliar na disposição das informações no quadro, fazer uma lista de prioridades auxilia na organização interna da equipe e consequentemente na produção. Também é importante ter em mente que não há espaço para delimitar todas as tarefas de um projeto por exemplo, mas sim aquelas que acontecem de forma recorrente e continua
– Formato
Os papéis coloridos são o segredo para a viabilidade do Kanban uma vez que funcionam como legenda, clara e objetiva de todo o processo. Por isso, deve ser listado de maneira conjunta entre todos os membros responsáveis por utilizar o quadro quais serão as cores de cada etapa, como por exemplo vermelho para fazer, amarelo para fazendo e verde para feito. Além da representação em cores da etapa, as etiquetas funcionam como um indicativo do estágio atual da equipe, como atrasos e até mesmo possíveis dificuldades em torno da execução da tarefa.
– Metas
Outra funcionalidade que o uso do Kanban permite é a definição de metas a serem atingidas para determinado projeto. Entendendo as principais necessidades em torno da atividade, como a otimização do tempo, pode ser uma variável determinante na produção. Desta forma, o colaborador passa a entender que passa o sucesso da equipe não vale apenas que suas tarefas sejam entregues no prazo, mas de todos os outros participantes o que influencia no processo organizacional.
E no final das contas, funciona mesmo?
Ao adotar um processo de controle de tarefas como Kanban, a empresa ou organização costuma ter em vista alguns processos como agilidade, alcance de metas e entrega de resultados contínuos. Para melhores resultados é importante destacar a necessidade da constante atualização dos painéis, na busca por pontos que estejam obstruindo o fluxo e que possam vir a ser melhorados. Tudo isso, aliado ao princípio da gestão à vista, permite que os integrantes de terminada tarefa acompanhem em tempo real os progressos do trabalho desenvolvido, tornando o ambiente ainda mais circular e colaborativo.
